نظم قسم تكنولوجيا المعلومات في مطلع الأسبوع الجاري ورشة عمل تعريفية شاملة، تهدف إلى تسليط الضوء على برنامج إدارة الاستعلامات الإلكترونية المتطور. وقد جاءت هذه الورشة في إطار سعي القسم المتواصل لتعزيز الكفاءة التشغيلية والتحول الرقمي داخل المؤسسة، وتمكين الموظفين من الاستفادة القصوى من أحدث الحلول التقنية.

الخلفية والأهمية

تشكل إدارة الاستعلامات جزءًا حيويًا من العمليات اليومية في أي مؤسسة حديثة، حيث تتطلب سرعة ودقة في التعامل مع طلبات المعلومات والاستفسارات المتنوعة. في ظل التطور التكنولوجي المتسارع، أصبح الاعتماد على الأنظمة الإلكترونية أمرًا حتميًا لضمان تدفق سلس للمعلومات وتوفير استجابات فورية وفعالة. يدرك قسم تكنولوجيا المعلومات هذه الحاجة المتزايدة، ويسعى باستمرار لتوفير الأدوات التي تسهم في تبسيط الإجراءات، وتحسين جودة الخدمات المقدمة داخليًا وخارجيًا.

يهدف برنامج إدارة الاستعلامات الإلكترونية إلى استبدال الطرق التقليدية المعتمدة على المستندات الورقية أو الاتصالات اليدوية، بنظام رقمي متكامل يوفر منصة موحدة لتقديم الاستفسارات وتتبع حالتها والحصول على الردود بشكل منظم وشفاف. هذه المبادرة جزء لا يتجزأ من استراتيجية أوسع للمؤسسة تهدف إلى تحقيق التحول الرقمي الشامل، مما يعزز الإنتاجية ويقلل الأخطاء البشرية ويقدم تجربة مستخدم أكثر سلاسة.

تفاصيل الورشة والمحاور الرئيسية

استهدفت الورشة مجموعة واسعة من الموظفين الإداريين ورؤساء الأقسام المعنية بتبادل المعلومات وتقديم الخدمات، بهدف تزويدهم بالمعرفة والمهارات اللازمة لاستخدام البرنامج الجديد بفاعلية. وقد تضمنت فعاليات الورشة عدة محاور رئيسية، تم تقديمها من قبل خبراء متخصصين من قسم تكنولوجيا المعلومات، الذين شرحوا الجوانب الفنية والتشغيلية للبرنامج.

المقدمة الشاملة للبرنامج: تم تقديم نظرة عامة على واجهة المستخدم، الهيكل العام للبرنامج، ومكوناته الأساسية، مع التركيز على سهولة الاستخدام.
آلية تقديم الاستعلامات وتتبعها: تم شرح الخطوات التفصيلية لتقديم استعلام جديد، تحديد نوعه وأولويته، وكيفية متابعة حالته في الوقت الفعلي حتى إغلاقه.
الميزات الرئيسية والوظائف المتقدمة: تم استعراض وظائف مثل إمكانية إرفاق الملفات، تعيين الاستعلامات للمسؤولين المعنيين تلقائيًا، وإعداد التنبيهات والإشعارات.
تقارير الأداء والإحصائيات: تم تسليط الضوء على قدرة البرنامج على توليد تقارير شاملة حول أنواع الاستعلامات، أوقات الاستجابة، ومعدلات الإنجاز، مما يوفر رؤى قيمة لتحسين العمليات.
التدريب العملي: تخللت الورشة جلسات تطبيقية مكثفة سمحت للمشاركين بالتعامل مباشرة مع النظام، وطرح الأسئلة، والحصول على إجابات فورية، مما ساهم في ترسيخ الفهم العملي.

الأهداف والتأثير المتوقع

تتمحور الأهداف الرئيسية وراء إطلاق هذا البرنامج وعقد الورشة التعريفية حول تحسين الكفاءة والشفافية في إدارة الاستعلامات. ومن المتوقع أن يكون للبرنامج تأثير إيجابي كبير على بيئة العمل من خلال ما يلي:

تبسيط الإجراءات: تقليل التعقيدات الإدارية وتسريع وتيرة إنجاز المهام المتعلقة بالاستفسارات.
تحسين أوقات الاستجابة: ضمان معالجة الاستعلامات بفعالية أكبر وتقليل الوقت اللازم لتقديم الردود.
تعزيز الشفافية والمساءلة: توفير سجل دقيق لكل استعلام، من تاريخ تقديمه إلى تاريخ إغلاقه، مع تحديد المسؤوليات بوضوح.
دعم اتخاذ القرار: إتاحة بيانات وإحصائيات دقيقة حول الاستعلامات، مما يمكن الإدارة من اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على معلومات واقعية.
الاستدامة والحد من استخدام الورق: المساهمة في بيئة عمل أكثر استدامة بتقليل الاعتماد على المستندات الورقية.

تأتي هذه الخطوة لتؤكد على التزام قسم تكنولوجيا المعلومات بتبني أحدث التقنيات لدعم الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، وتعزيز مكانتها ككيان رائد في مجال الابتكار الرقمي. ومن المتوقع أن يتبع هذه الورشة برامج تدريبية إضافية ودعم فني مستمر لضمان التبني الكامل والفعال للبرنامج من قبل جميع المستفيدين.